Une bonne stratégie ne vaut rien si l'on rate un délai ou si la trousse de documents est irrecevable. Ce chapitre couvre la mécanique de l'appel : dépôt, délais, communication, règlement à l'amiable, audience — et les recours après la décision.
L'appel débute par un avis d'appel, déposé au bureau de la SAI et signé par la personne qui détient le droit d'appel. Les délais sont stricts : 30 jours dans le cas général, à compter de la communication de la décision ; 60 jours pour l'obligation de résidence lorsque la décision est rendue par un agent des visas à l'étranger. Savoir calculer un délai — et reconnaître quand il est expiré — fait partie des compétences testées.
Le dossier d'appel est parfois incomplet, surtout en parrainage et en résidence. On demande alors l'accès aux renseignements personnels (le dossier du bureau des visas, dans le système SMGC) pour reconstituer ce que l'agent avait devant lui.
Le représentant devient « conseil inscrit au dossier ». S'il doit se retirer, il présente une demande écrite ; mais si cette demande parvient à la SAI deux jours ouvrables ou moins avant une procédure, il doit se présenter et la formuler de vive voix. Les motifs de retrait s'expriment en termes généraux (rupture de la relation, absence de communication, conflit d'intérêts), afin de ne pas divulguer de renseignements susceptibles de nuire au client.
La SAI peut diriger certains appels vers le mode alternatif de règlement des litiges (le MARL), lorsqu'elle juge un règlement probable. Une conférence d'environ une heure, animée par un agent de règlement anticipé impartial, réunit l'appelant et le représentant du ministre pour tenter de s'entendre sans audience complète. Si une entente est conclue, elle est signée puis approuvée par un commissaire.
Les échanges tenus en conférence de MARL sont confidentiels et ne servent pas de preuve à l'audience — sous réserve d'exceptions limitées (les modalités d'un règlement convenu, ce que la loi oblige à divulguer, ou l'existence d'un risque pour la sécurité d'une personne). Certains délais propres au MARL sont de 10 jours, par exemple pour changer de mode de participation ou demander un interprète.
Les documents destinés à l'audience doivent être communiqués à l'autre partie et à la SAI au moins 60 jours avant l'audience, conformément aux Règles 24 à 41 ; les pièces dans une autre langue sont traduites, avec déclaration du traducteur. Un document communiqué en retard exige la permission du commissaire. La transmission se fait par les modes autorisés (par courriel, en PDF, en deçà de 20 Mo).
À l'audience, les règles de preuve sont assouplies : le ouï-dire est admissible, mais reçoit moins de poids ; un témoignage peut se faire par téléphone ; un interprète doit être demandé au moins 20 jours à l'avance ; les témoins peuvent être exclus de la salle jusqu'à leur témoignage. La préparation des témoins, en langage clair, est déterminante.
Le paragraphe 63(5) permet au ministre de porter en appel une décision de la Section de l'immigration par laquelle une personne a été jugée non interdite de territoire. L'intimé doit alors démontrer pourquoi il devrait être autorisé à rester.
Après une décision défavorable de la SAI, la chose jugée empêche de redéposer le même appel. Dans certains cas — par exemple un manquement à la justice naturelle —, une réouverture est envisageable. À défaut, le seul recours est la demande d'autorisation et de contrôle judiciaire à la Cour fédérale, dans les délais prescrits.