Qui participe à l'appel et à quel titre : l'appelant et l'intimé, l'intervention du ministre, le rôle du HCR, la personne intéressée, le représentant désigné et le droit à la représentation.
L'appel met en présence des parties dont les rôles et les droits diffèrent selon qui interjette appel. Bien identifier les parties — appelant, intimé, ministre — et les autres participants — le HCR, la personne intéressée, le représentant désigné — conditionne la régularité de la procédure, le respect des délais de transmission et la stratégie du conseil.
L'appelant est la personne en cause ou le ministre qui interjette appel d'une décision de la SPR. Lorsque la personne fait appel du rejet de sa demande, elle est l'appelante. Lorsque le ministre fait appel d'une décision favorable, le demandeur devient l'intimé : il répond alors en transmettant, d'abord au ministre puis à la SAR, un avis d'intention de répondre accompagné du dossier de l'intimé.
Le ministre est représenté devant la SAR par un agent — le conseil du ministre — de l'ASFC ou d'IRCC. En règle générale, il n'est pas partie tant qu'il n'est pas intervenu : il décide d'intervenir en déposant un avis d'intervention (et, le cas échéant, un dossier d'intervention), ce qui en fait une partie. Point important : même sans être intervenu, le ministre doit pouvoir décider de façon éclairée s'il intervient, et lorsqu'il bénéficie de droits d'équité procédurale — par exemple le droit d'être avisé d'une nouvelle question — il est traité comme une partie même sans intervention. Si le ministre transmet des documents, la personne dispose de 15 jours pour y répliquer au moyen d'un dossier de réplique.
L'article 167(1) de la LIPR prévoit que l'intéressé et le ministre peuvent se faire représenter, à leurs frais, par un conseil. Ce droit n'est pas absolu. Un conseil rémunéré doit être autorisé : avocat, parajuriste ou notaire au Québec, ou consultant réglementé membre du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC). Un conseil non rémunéré (ami, parent, membre d'un organisme) est permis, à la condition de transmettre l'avis « Représentant non rémunéré ni autrement rétribué » au ministre et à la SAR.