Les délais de la SAR sont stricts et leur non-respect peut éteindre le droit d'appel : l'avis d'appel (15 jours), la mise en état du dossier de l'appelant (45 jours), la prorogation, le contenu du dossier et le délai imparti à la SAR pour décider (90 jours).
Les délais de la SAR sont parmi les plus stricts de tout le système d'octroi de l'asile : les manquer peut tout simplement éteindre le droit d'appel du client. Ce chapitre réunit les deux délais cardinaux — l'avis d'appel et la mise en état — leur mode de calcul, la prorogation, le contenu du dossier de l'appelant et le délai imparti à la SAR pour rendre sa décision.
L'avis d'appel doit être transmis dans les 15 jours suivant la réception des motifs écrits de la décision de la SPR (RIPR 159.91(1)a)). On transmet trois copies de l'avis (ou une seule si la transmission est électronique) au greffe de la SAR du bureau régional qui a rendu la décision. Si le 15e jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour de fermeture des bureaux de la CISR, l'échéance est reportée au prochain jour ouvrable.
Mettre l'appel en état, c'est transmettre le dossier de l'appelant (deux copies, ou une si électronique). Le Règlement (RIPR 159.91(1)b)) prévoyait un délai de 30 jours, mais l'avis de pratique de la SAR du 28 septembre 2020 a prorogé ce délai à 45 jours après la réception des motifs écrits de la SPR. C'est donc 45 jours qui s'appliquent en pratique. Aux fins du calcul, l'appelant est réputé avoir reçu les motifs de la SPR sept jours civils après la date de leur mise à la poste.
Si l'avis d'appel ne peut être déposé, ou l'appel mis en état, dans le délai prévu, la SAR peut — pour des raisons d'équité et de justice naturelle — proroger ce délai du nombre de jours nécessaires dans les circonstances (RIPR 159.91(2)). La demande se présente conformément à la règle 37 des Règles de la SAR, avant l'expiration du délai ou le plus rapidement possible. Depuis l'avis de pratique de 2020, il n'est plus requis de joindre le dossier de l'appelant à la demande de prorogation pour mise en état (il peut toutefois l'être). À défaut de demande, la SAR peut rejeter l'appel pour défaut de mise en état.
Le dossier de l'appelant comporte, sur des pages numérotées consécutivement et dans l'ordre prescrit : l'avis de décision et les motifs écrits de la SPR; la transcription de l'audience de la SPR (facultative, avec une déclaration signée du transcripteur attestant sa fidélité); tout document que la SPR a refusé d'admettre; les nouveaux éléments de preuve accompagnés d'explications; et le mémoire. Une déclaration doit indiquer si l'appelant présente de nouveaux éléments de preuve et s'il demande une audience.
Le mémoire (règle 3(3)g)) doit énoncer les erreurs constituant les motifs d'appel, l'endroit où elles se trouvent dans les motifs ou la transcription, la façon dont la preuve documentaire respecte le paragraphe 110(4), et les motifs justifiant une éventuelle audience au titre du 110(6). Il ne peut comporter plus de trente pages dactylographiées au recto seulement (ou quinze recto-verso). La transmission se fait par Mon dossier / My Case ou par courriel.
Si le ministre intervient et transmet des documents, l'appelant dispose de 15 jours après leur réception pour répliquer (dossier de réplique). Quant à la SAR, elle rend sa décision au plus tard 90 jours après la mise en état de l'appel, sauf lorsqu'une audience est tenue au titre du 110(6) (RIPR 159.92(1)); si elle ne peut respecter ce délai, elle rend sa décision dès que possible par la suite (159.92(2)).